Facebook Workplace là công cụ giao tiếp khá tốt để bạn kết nối với nhân viên, cùng làm việc trong giai đoạn khó khăn này.
Trước hết, Workplace có tính năng khảo sát, thu thập thông tin về lộ trình di chuyển, thân nhiệt hàng ngày của nhân viên, đảm bảo an toàn cho họ. Các bước để tạo Workplace:
- Tạo Nhóm nhân viên hoặc đối tượng mong muốn
Tạo Nhóm nhân viên tự động dựa theo thông tin trên trang cá nhân, ví dụ: “Tất cả những ai có vị trí = Ho Chi Minh”. Hoặc có thể tạo thủ công bằng cách tải lên file CSV (Comma Separated Values – một loại định dạng văn bản đơn giản, trong đó các giá trị được ngăn với nhau bằng dấu phẩy; thường được sử dụng để lưu các thông tin quy mô nhỏ như danh bạ, danh sách lớp, báo cáo… chứa địa chỉ email).
- Tạo Khảo sát (tối đa 5 câu hỏi): Tính năng Khảo sát này có tính ẩn danh, vì vậy, bạn nhớ sử dụng câu hỏi đầu tiên để xác định xem người dùng là ai, ví dụ như “Tên bạn là gì?”
- Dựa vào nhu cầu DN để quyết định xem khảo sát 1 lần hay thường xuyên. Bạn sẽ có thể trích xuất kết quả khi đã thu thập được hơn 4 câu trả lời.
- Điều hành cuộc họp từ xa
Mở cuộc thăm dò ý kiến để xác định chủ đề và thời gian phù hợp với mọi người, từ đó xây dựng nội dung chính của cuộc họp. Sau khi chốt địa điểm thời gian, hãy tạo 1 sự kiện trên Workplace để thông báo đến mọi người.
Cho phép nhân viên làm việc từ xa (WFH – tại nhà), sử dụng tính năng chat video để tổ chức các cuộc họp với tối đa 50 người, hoặc tận dụng các tính năng Video Call phong phú trong phần Portal.
- Sử dụng tính năng Live để quay và phát cuộc họp trực tiếp cho mọi người trong Nhóm.
- Thảo luận trực tiếp với quản lý khi làm việc nhóm từ xa.
Tạo 1 Nhóm chỉ bạn và người quản lý. Đặt là ‘Nhóm bí mật’, ‘Nhóm kín’ chỉ có nhân viên. Bạn còn có thể tạo bài viết hàng tuần để báo cáo công việc đang làm, tiến độ thực hiện, mục tiêu… Góp phần tạo văn hóa cởi mở, minh bạch.
Bạn cũng có thể chia sẻ file trên Workplace và dễ dàng tìm lại trong Nhóm. Là Nhà quản lý, bạn có thể góp ý tức thì qua biểu tượng cảm xúc, nhãn dán, ảnh động… để khuyến khích, xây dựng văn hóa cởi mở. Bình luận cũng là cách hiệu quả để nắm bắt mọi cuộc thảo luận đang diễn ra.
- Ghim bài viết quan trọng lên đầu Nhóm để đảm bảo tất cả mọi người cùng nắm bắt thông tin & thời hạn dự án.
- Trò chuyện trên Workplace để giao tiếp nhanh chóng
Tính năng này dành cho các nhóm Dự án đến 250 thành viên. Bạn cũng nên sử dụng một trong các tiện ích tích hợp trên Workplace để tạo các chat-bot hữu ích nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của DN trong thời gian diễn ra dịch bệnh.
Hãng hàng không Scoot Airlines (Singapore) đã sử dụng Work Chat kết hợp với Prepp.io để gửi khảo sát hàng ngày qua bot. Từ đó, họ có thể sàng lọc các nhân viên có nguy cơ lây nhiễm cao do di chuyển nhiều. Họ gửi tin nhắn kiểm tra tình trạng sức khỏe nhân viên, và hàng ngày đều đạt tỷ lệ phản hồi gần 100%.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tính năng Video chia sẻ tài liệu trên Workplace để linh hoạt giao tiếp và làm việc trong tổ chức.
An Minh (Anphabe)
* Muối & Ánh sáng
Dù chặng đường phía trước còn nhiều gian nan, nhưng chắc chắn chúng ta sẽ vượt qua, vì chúng ta là Cơ đốc nhân, là CON CỦA CHÚA, được bảo vệ dưới Giao ước huyết của Đức Chúa Jesus.
Và Huyết của Đấng Christ không chỉ cứu chuộc tội nhân khỏi tội lỗi và hình phạt đời đời, mà còn : “thanh tẩy lương tâm chúng ta khỏi những công việc chết để phụng vụ Đức Chúa Trời hằng sống” (Hê-bơ-rơ 9:14). Amen. Hallelujah!
(Ảnh: Unsplash)
