Khi đã quen với việc tự mình làm lấy, việc giao phó các dự án quan trọng cho người khác có thể là một thách thức. Tuy nhiên, thường thì khối lượng công việc phải làm vượt quá khả năng hoàn thành của một người. Vì vậy, đây là 4 bước hữu ích để học cách ủy quyền một phần công việc cho người khác.
1. Nhận ra và thừa nhận mình cần giúp:
Chúng ta tìm thấy một ví dụ điển hình về điều này trong Cựu Ước. Sau khi Môi-se trải qua cả ngày dài xét xử các vụ kiện tụng, cha vợ ông, Giê-trô, cảnh báo: “Con làm như thế không tiện đâu. Cả con và những người dân đến với con chắc chắn sẽ đuối sức vì việc đó quá nặng nề đối với con, một mình con không sao làm nổi” (Xuất Ê-díp-tô ký 18:17)
Trước đây Môi-se chưa bao giờ nghĩ đến việc ủy quyền, nhưng ông đã nhanh chóng nhận ra giá trị của việc đó. Nếu gần đây bạn trải qua những ngày làm việc rất dài, hãy tự hỏi: “Liệu có việc nào mình nên giao phó?”
2. Dạy các thành viên trong nhóm biết các nguyên tắc chỉ đạo & kỳ vọng của bạn:
Bill là Chủ tịch một ngân hàng nổi tiếng với danh mục cho vay minh bạch. Ông tự hào vì có rất ít khoản nợ quá hạn. Nếu khoản vay bị trễ 1 ngày, Bill gọi điện cho người vay ngay trong hôm đó. Tiêu chuẩn cao của ông đã đặt ra một kỳ vọng khác biệt.
Ông Giê-trô chỉ thị cho Môi-se: “Hãy dạy họ những luật lệ và chỉ thị của Đức Chúa Trời, chỉ cho họ cách sống và cư xử” (Xuất Ê-díp-tô ký 18:20). Bằng cách đào tạo nhóm hiểu các giá trị và kỳ vọng của bạn, sẽ ít phát sinh vấn đề bạn phải giải quyết hơn.
3. Chọn người có năng lực, trung thực & đáng tin:
Khi còn là nhân viên cho vay thương mại, sếp và tôi thuê một trợ lý điều hành. Ngay tuần đầu, tôi giao cho Brenda một dự án đáng lẽ phải mất cả tuần. Chỉ trong 1 ngày, Brenda đã hoàn tất công việc của 1 tuần cách hoàn hảo. Trợ lý mới của chúng tôi cũng tỏ ra trung thực, chuyên nghiệp và đáng tin. Niềm tin của tôi dành cho Brenda tăng vọt, tôi khám phá ra sức mạnh của việc ủy quyền. Cô ấy đã giúp tôi giảm bớt gánh nặng đáng kể.
Như ông Giê-trô nói với Môi-se: “Hãy chọn những người có năng lực trong dân sự, những người kính sợ Đức Chúa Trời, đáng tin cậy và ghét lợi bất chính” (Xuất Ê-díp-tô ký 18:21). Tuyển dụng đúng người là yếu tố then chốt cho việc ủy quyền thành công.
4. Thiết lập cơ cấu tổ chức hiệu quả và bắt đầu ủy quyền:
Bill là chủ tịch của 5 chi nhánh. Ông phân chia hoạt động của ngân hàng thành bán lẻ và thương mại. Tôi phụ trách mảng thương mại. Mỗi thứ hai Bill giao chồng hồ sơ, yêu cầu tôi đặt ngày hoàn thành. Nếu chưa hoàn thành, Bill sẽ gọi điện. Ngân hàng ngày càng phát triển, và ông ấy càng thích chơi golf hơn!
Để hoàn tất lời khuyên, Giê-trô nói với Môi-se: “Hãy bổ nhiệm (những người có khả năng) làm quan cai trị hàng ngàn, hàng trăm, hàng năm mươi và hàng mười người. Hãy để họ làm quan xét cho dân sự mọi lúc, nhưng hãy để họ trình lên con mọi việc khó khăn” (Xuất Ê-díp-tô ký 18:25)
Khi doanh nghiệp phát triển, bạn sẽ cần một cơ cấu trách nhiệm và hãy sẵn sàng phân công công việc. Bằng việc phân chia trách nhiệm cách công bằng, không ai cảm thấy quá tải, còn bạn vẫn có thể đưa ra quyết định cuối cùng khi các tình huống phức tạp, khó khăn phát sinh.
Rick Boxx
(Nguồn: CBMC International | Chuyển ngữ: Nguyên Ân | Biên tập: Thảo Phạm | Ảnh: Pixabay | Xem thêm: Phục Truyền Luật Lệ Ký 1:9-13; 2 Sử Ký 19:5-7; Châm Ngôn 11:14, 27:17; Truyền Đạo 4:9-12)
Câu hỏi suy ngẫm/thảo luận
1. Bạn nghĩ thế nào về việc phân công trách nhiệm (ở nơi làm việc, trong gia đình…)? Một số thách thức khi thực hiện điều này?
2. Nói đến phân công công việc, bạn có thấy dễ? Bạn cảm thấy sao khi cấp trên không muốn phân công việc mà bạn hoàn toàn có khả năng thực hiện?
3. Các vấn đề có thể phát sinh khi công việc không được phân công đúng cách?
4. Tại sao việc thiết lập mức độ tin cậy lại quan trọng trong quá trình phân công trách nhiệm? Điều gì xảy ra khi mọi người không thực hiện đúng sự tin tưởng được giao? Họ có xứng đáng được trao cơ hội thứ hai? Giải thích câu trả lời của bạn.
THỬ THÁCH TRONG TUẦN
Bạn có phải người thích kiểm soát, thích tự mình làm việc hơn là ủy quyền để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiêu chuẩn của mình? Trong nhiều trường hợp, điều này không có gì sai, trừ khi bạn đang tự gánh vác quá nhiều việc.
Hãy dành thời gian trong tuần để đánh giá mức độ giao việc của bạn, không chỉ để giảm bớt gánh nặng cho bản thân, còn để chuẩn bị cho người khác làm việc khi bạn không có thời gian. Thảo luận vấn đề này với một người bạn đáng tin cậy, người cố vấn hoặc nhóm của bạn, lắng nghe quan điểm của họ.
