Thời gian dài làm việc tại nhà, họp hành online… chắc hẳn không ít người gặp khó khăn như xảy ra nhiều khúc mắc với đồng nghiệp, với sếp hơn so với làm việc trực tiếp tại văn phòng.
Từ những cuộc họp giao ban sếp bảo một đằng, nhân viên làm một nẻo, những buổi brainstorm đau đầu vì không ai hiểu ý ai; đường truyền có vấn đề, tạo rào cản khi không được làm việc face to face (mặt đối mặt). Mách nhỏ bạn, dù bức xúc thế nào, bạn cũng nên giữ bình tĩnh và ứng xử thật văn minh nhé!
1. Các cuộc họp nên được đặt lịch trước, để tất cả mọi người đều có thể tham gia; tạo môi trường/ngữ cảnh tập trung, không bị xao nhãng và họp xong luôn phải phân việc cụ thể (tạo lịch: thống nhất và đưa lịch họp vào lịch làm việc cá nhân; trang bị: tài liệu họp, thiết bị, đường truyền internet… sẵn sàng, đồng thời người tham gia cần tập trung: tắt các công cụ gây phiền, không gian riêng tư/yên tĩnh)
2. “Thư ký” cuộc họp: Phương pháp đầu tiên bạn có thể áp dụng rất đơn giản, hữu hiệu là khi họp, mọi người cùng nhau mở file tài liệu chung để ghi chép nội dung cuộc họp. Từ đó, việc sắp xếp ý để trao đổi một cách logic giúp mọi người bắt kịp luồng tư duy.
3. Tuy nhiên, vẫn có những vấn đề giải thích mãi không xong, và không phải lúc nào cũng có thể hẹn nhau cùng 1 thời gian rảnh để share màn hình và giải thích, việc viết ra không tả hết ý, chính vì vậy bạn có thể sử dụng các ứng dụng có công cụ quay màn hình để không bỏ lỡ và làm mất thời gian của cả bạn và sếp.
4. Recap (tổng kết lại): Một tips nhỏ là trước khi kết thúc cuộc họp, hãy tổng kết lại những ý chính của công việc đã được cả team thống nhất bằng cách nói trực tiếp hoặc gửi email recap. Điều này sẽ đảm bảo cả team không bỏ lỡ các công việc chính, đồng thời có cơ sở dữ liệu để tiếp tục chuẩn bị cho công việc tiếp theo. Nếu bạn là người phụ trách recap cuộc họp, đừng quên hỏi lại nếu chưa chắc chắn nhé!
Làm việc online lúc đầu bỡ ngỡ, nhiều lần không hiểu ý nhau, nhưng nếu bạn nắm vững những tips này và luôn giữ bình tĩnh, ắt hẳn bạn sẽ có những ngày làm việc online thật thú vị, hiệu quả (Huynh Nguyen)
An Minh: Đúng vậy! Tuy có khó khăn cho cả nhân viên cả sếp, nhưng Work from Home (WFR) chắc chắc là hình thức làm việc tốt trong giai đoạn này.
Phạm Mỹ Hương: Thêm 1 bước nữa là trước cuộc họp nên thống nhất 1 người lead chính. Mời từng người nói để mở và tắt mic nếu có ai gặp sự cố gây ồn ào trong cuộc họp. Trong lúc thảo luận nên 1 người nói mọi người nghe, không cắt ngang hoặc lấn át người đang nói. Nếu đang lúc người khác nói, mình có câu muốn hỏi thì có thể thêm vào mục chat để sau giải đáp…
Tuan Nghiem: Bên công ty mình, trong khoản thời gian WFH thì mỗi sáng sếp các phòng ban sẽ họp với nhau hỏi thăm sức khỏe từng phòng ban, chia sẻ kế hoạch ngày làm việc để biết được các team đang làm gì để có phương án các team hỗ trợ nhau trong việc nào không? Nếu cần hỗ trợ trong ngày hoặc sắp tới thì báo trước để các sếp phân chia công việc trước, để giúp công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Còn trong team, sếp sẽ lên 1 bảng danh sách chi tiết công việc để từng nhân viên điền thông tin công việc mình sẽ làm trong ngày, có cần đến sếp trong việc nào không, báo cáo tiến độ các dự án đang thực hiện… giúp bạn và sếp biết được công việc của nhau, hỗ trợ nhau khi cần thiết.
(Nguồn: Anphabe; Ảnh: Muaban, Ligisoft, Thai Enquire, KCRW, Sme, Marketplace)
Muối & Ánh sáng:
Lời Chúa dạy: “Hỡi dân Ta, hãy đi vào phòng và đóng cửa lại. Hãy ẩn mình một lát, cho đến khi cơn thịnh nộ đã qua” (Ê-sai 26:20)
